A essa altura, a maioria de nós está acostumada a se reunir com colegas e clientes em telas. No entanto, isso não significa que definimos bem o que é necessário para tornar as teleconferências eficientes. Honestamente, ainda estamos aprendendo mesmo depois de um ano.
Qual seria o problema? Como as reuniões presenciais, as virtuais rapidamente podem se transformar em uma perda de tempo. Para evitar perder horas preciosas a cada semana, pode ser necessário aplicar algumas dessas dicas para chamadas em vídeo! Confira algumas dicas para otimizar reuniões online!
1. Desenvolva as agendas das reuniões.
Tentar conduzir uma reunião produtiva sem uma agenda de reunião é como tentar filmar um filme sem um storyboard. Basicamente, você não tem ideia do que vai fazer a seguir, você apenas espera o melhor. Com certeza, a improvisação é empolgante no palco. Mas é prejudicial para o mundo dos negócios.
A melhor solução é criar e distribuir agendas para todas as reuniões virtuais, mesmo as curtas. Você pode querer obter ajuda para projetar suas agendas com um modelo de agenda de reuniões para agilizar toda a sua documentação. Lembre-se de que as agendas não são úteis apenas para manter o diálogo rolando. Eles também são úteis como documentos históricos para mostrar o que você discutiu e quando. Dê a si mesmo um crédito extra se atualizar suas agendas e adicionar propriedade a cada item de ação observado.
2. Solicite confirmações de presença.
A última coisa que você deseja é marcar uma reunião virtual e não permitir que todos participem. Portanto, certifique-se de fazer um acompanhamento com todos os participantes pelo menos um dia antes da reunião. Isso serve a dois propósitos: primeiro, ele configura lembrete. Em segundo lugar, permite que você descubra se alguém não pode comparecer no último minuto e você precisa reagendar a chamada.
Essa confirmação não precisa ser complexa. Enviar uma mensagem rápida ou um lembrete por e-mail pode resolver o problema. Alguns softwares de reunião permitem até mesmo agendar seus lembretes no momento em que você organizar a reunião. Dessa forma, você não precisa se preocupar em implantar o lembrete sozinho.
3. Eleve e incentive a participação total da equipe.
Muitas pessoas não falam em reuniões virtuais porque se sentem intimidadas, tímidas ou introvertidas. Não presuma que eles não têm nada a dizer, no entanto. Muitos indivíduos esperarão até que sejam chamados a contribuir, em vez de interromper o fluxo. E quando eles são questionados sobre sua opinião, eles ficam felizes em opinar.
4. Esteja aberto para cancelar reuniões.
Você já sentiu que não deveria ter permitido que uma reunião acontecesse? Você já assistiu à reunião de outra pessoa e pensou: “Por que estamos aqui?” Vá com seu instinto. Se a maioria dos itens da sua agenda puder ser adiada para outro horário, a reunião provavelmente será desnecessária.
Não se preocupe em ferir os sentimentos de ninguém. Em vez de pensar que você tem que se reunir por uma questão de reunião, envie um aviso de cancelamento. A maioria dos membros da equipe sente uma enorme sensação de alívio quando ouve que uma reunião foi adiada, atrasada ou cancelada. Eles ficarão gratos por você não ter continuado com uma conversa desnecessária.
5. Agende reuniões quando as pessoas realmente puderem se encontrar.
O que acontece se você tiver uma agenda longa, mas a maioria das pessoas só consegue participar por 30 minutos aqui e ali? Adaptar. Divida sua agenda em metades ou terços. Organizar algumas reuniões não fará mal a ninguém. Além disso, dividir as responsabilidades em pequenos pedaços pode ser mais fácil para todos digerirem e realizarem
6. Deixe as pessoas saírem da reunião quando sua parte estiver concluída.
Digamos que você tenha uma reunião de equipe semanal. Conforme você está organizando sua agenda, escalone seus tópicos. Por exemplo, seus primeiros tópicos devem exigir todos da equipe. Mas talvez o seu terceiro ou quarto tópico não seja pertinente para todos. Isso significa que você pode permitir que alguns participantes saiam antes de outros, se desejarem.
7. Limite suas reuniões virtuais a uma hora, no máximo.
Você aperta o botão de uma hora naturalmente ao configurar suas reuniões virtuais? Isso porque somos condicionados a acreditar que as reuniões devem durar uma hora. No entanto, a capacidade de atenção da maioria das pessoas não conduz a uma reunião de uma hora, especialmente no Zoom.
Isso não significa que algumas reuniões não valem uma hora. Algumas valem. Algumas não. Reserve um tempo para avaliar todas as suas reuniões. Você pode descobrir que alguns pertencem à categoria de 30 minutos. Novamente, ninguém vai reclamar que você decidiu encurtar suas reuniões.
8. Pergunte a si mesmo se uma reunião virtual é realmente necessária.
Às vezes, a questão não é o que fazer em sua reunião. É se você deve realizar sua reunião em primeiro lugar. Muitas reuniões poderiam ser melhor administradas com um telefonema ou um bate-papo cara a cara com o FaceTime.
Antes de pedir a outra pessoa para se sentar com você online, pense sobre seus tópicos. Você realmente precisa se ver? A sua discussão justifica uma reunião completa? Se você não tiver certeza, comece com uma ligação. Você sempre pode entrar em uma plataforma de videoconferência, se necessário.
