Provavelmente, você já usou o PDF em algum momento. É que, atualmente, esse formato possui aplicações diversas, que incluem textos, imagens e até vídeos. As vantagens do PDF estão relacionadas principalmente a essa grande flexibilidade que ele proporciona.
Se para o público em geral o formato já é interessante, para designers gráficos o PDF é um aliado importante na profissão, sendo usado tanto para a troca de arquivos com clientes quanto para o envio de trabalhos para as gráficas.
Dada a influência do formato para o desenvolvimento profissional do designer gráfico, conhecer as vantagens do PDF, assim como curiosidades e melhores possibilidades do seu uso, é fundamental para uma melhor colocação no mercado.
Por esse motivo, preparamos este guia com diversas informações sobre o formato. Nos tópicos seguintes, vamos abordar:
- o que é o PDF;
- quais são as vantagens de salvar um arquivo em PDF;
- se é possível editar um PDF;
- quais são as vantagens de enviar imagens em PDF-X1A;
- como gerar um arquivo em PDF;
- e por que usar profissionalmente o PDF.
A partir dessas informações, o profissional do Design poderá explorar mais amplamente as vantagens do PDF, o que resulta em novas oportunidades e mais qualidade nos trabalhos realizados. Acompanhe:
O que é o PDF?
O Portable Document Format (ou simplesmente PDF) nasceu em 1992, após o co-fundador da Adobe, John Warnock, criar uma iniciativa chamada “The Camelot Project”, em 1991.
O objetivo era desenvolver um formato que permitisse a exibição digital de arquivos de diferentes origens, em qualquer lugar e com a possibilidade de impressão a partir de qualquer computador.
O PDF, portanto, surgiu com objetivos que, 25 anos depois, ele ainda atende de forma bastante completa quando comparado com outros formatos que apresentam algumas limitações relacionadas aos softwares que podem ser usados para visualização.
Um dos fatores que tornaram o formato o mais usado por empresas, seja para fins digitais ou para impressão, deve-se à capacidade de manter as características originais do documento, inclusive preservando as fontes e as cores, em casos de trabalhos gráficos.
O PDF é, então, um formato de arquivo digital que pode ser visualizado e editado por softwares próprios da Adobe, como o Acrobat DC.
Existem outros programas que também permitem a leitura e a compilação desses arquivos. Falaremos sobre eles mais adiante.
Quais são as vantagens do PDF para salvar um arquivo?
Uma vez que atualmente é um dos formatos mais usados por empresas de todo o mundo, o PDF só conquistou esse espaço devido aos benefícios que proporciona.
Ao salvar um arquivo em PDF, o usuário encontra diversas vantagens. Confira a seguir:
Qualidade
Provavelmente, a vantagem mais buscada por profissionais de Design Gráfico que utilizam o formato é a qualidade. A criação de um layout e a posterior redução da qualidade, quando encaminhado para gráfica, é um grave problema.
O PDF evita essa situação. Além da qualidade mantida para arquivos de textos e de apresentações, o formato também conserva fontes, especificações e cores CMYK — o que faz dele uma opção segura para ser encaminhado para impressão.
Durabilidade
De acordo com o editor da revista Pyramid, Steven Marsh, outra vantagem do PDF é a durabilidade do formato. Segundo ele, enquanto formatos menos comuns podem apresentar dificuldades para serem acessados daqui alguns anos, a popularização do PDF garante que, em décadas, esses arquivos ainda poderão ser acessados.
Esse aspecto faz do formato o mais indicado para empresas e para os usuários em geral, pois garante que não haja a perda de arquivos a longo prazo ou a necessidade de compilá-los para outros formatos atualizados.
Segurança
As garantias de segurança do formato são importantes para o uso recorrente. A Adobe desenvolveu um sistema de incorporação de senhas nos arquivos que permite a visualização e a edição apenas com a devida permissão.
Devido ao uso frequente por empresas, a criadora também permite a exclusão de informações apenas com certificados de segurança. Também é possível encontrar e editar dados ocultos nos arquivos.
A segurança do formato fez com que cada vez mais empresas utilizassem o PDF para encaminhar boletos eletrônicos, por exemplo. No design gráfico, o recurso pode ser usado para aumentar a segurança entre profissionais e empresas contratantes.
Padronização
Principalmente para quem usa o PDF de forma profissional — como os designers —, a padronização do formato ao atender ao padrão ISO é um fator importante e que deve ser levado em consideração na hora de escolher o formato que será usado.
Além de estar de acordo com o padrão ISO 32.000 para transmissão eletrônica de documentos, ele segue padrões específicos, como o PDF/X para impressão.
Há ainda opções que atendem outros padrões, como PDF/A para arquivos e PDF/E para engenharia.
Compatibilidade
Como vimos, um dos objetivos iniciais do projeto que originou o PDF estava relacionado com a possibilidade de acessar arquivos em qualquer computador. Com um software leitor de PDF, esse objetivo tem sido atendido.
Tanto nos computadores pessoais como nos tablets, nos smartphones e nos e-readers, o PDF funciona de forma leve e prática, sendo a opção de muitas editoras enquanto formato dos e-books.
Outra vantagem é que, ao precisar acessar um PDF, não é necessário fazer download de extensões ou de programas adicionais. Além disso, o Reader é compatível com diferentes sistemas operacionais, como macOS, Linux e Windows.
Gratuidade
A compatibilidade para qualquer dispositivo é viabilizada pela gratuidade do acesso ao formato. Ainda que a versão pro, que é paga, ofereça algumas vantagens, a leitura e edição também são possíveis na versão gratuita do Adobe Reader.
Nesse caso, a edição possui algumas limitações, atendendo de forma eficiente quem usa mais o PDF para leitura e para apresentações, por exemplo.
Reconhecimento óptico
A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) usada pela Adobe permite que até mesmo formulários e arquivos digitalizados possam ser convertidos em arquivos inteligentes que permitem uma busca fácil.
A eficiência da ferramenta de busca é um aspecto importante. No caso do designer, o recurso pode facilitar principalmente trabalhos de diagramação.
Digitalização
Muitos dos arquivos digitalizados são convertidos diretamente para PDF. Portanto, facilitam o trabalho de profissionais que atuam com o Adobe profissionalmente. A busca por OCR também funciona para arquivos digitalizados, favorecendo o manuseamento do formato.
Formulários
Recentemente, a Adobe lançou a edição DC. Ela permite criar formulários inteligentes em formato PDF e possibilita que eles sejam preenchidos no próprio aplicativo.
O recurso facilita a elaboração do formulário ao adicionar campos automaticamente, além de não exigir a versão paga para que outros usuários possam responder.
Assinaturas digitais
Com uma aplicação mais voltada às empresas, a opção de assinar arquivos digitais em PDF simplifica diversas ações, principalmente quando parte dos arquivos tinham que ser impressos, assinados e posteriormente digitalizados novamente.
Com a assinatura digital, é possível fazer essa ação diretamente no software, agilizando processos. Só é necessário contar com um dispositivo com tela touchscreen.
Nem todos os recursos serão usados em todos os arquivos. Entretanto, as características gerais do formato beneficiam qualquer tipo de trabalho. Outros recursos, como o uso de senhas, serão mais relevantes em casos específicos.
Veja a seguir como editar um PDF!
É possível editar um PDF?
Os arquivos em PDF podem facilmente ser editados usando o Adobe DC, desde que com as licenças necessárias no arquivo.
Por exemplo: se, ao criar o arquivo, o usuário optou por protegê-lo para que outro usuário possa editá-lo, será necessário ter uma permissão.
No geral, os arquivos são editáveis usando o software profissional da Adobe. Entretanto, esta opção exige um custo mensal do pacote. Para muitos designers gráficos, essa é a opção mais segura e vantajosa, visto que o trabalho profissional com o software exige o uso de recursos avançados.
Usando o programa Adobe DC, é possível editar textos, links, imagens, marcas d’água, rodapés, cabeçalhos etc. Basta selecionar a opção “Editar PDF”.
Uma das vantagens do software é que ele facilita a edição nesses casos, não precisando abrir o arquivo original para alterar um simples erro de digitação, por exemplo.
Para quem não possui o Adobe DC outros softwares podem ser usados para “burlar” a segurança imposta pela criadora. Normalmente, alguns desses programas fazem alterações mais simples, como excluir ou adicionar páginas, mudar a numeração etc.
Outra opção para editar arquivos PDF é convertê-los para outros formatos mais facilmente editáveis, como DOC e XLS. Essa opção já está disponível na versão mais recente do software.
Para visualização e manipulação de arquivos em PDF, a Adobe também dispõe do software Distiller, que tem como vantagem converter arquivos PostScript em PDF, mantendo-o leve e seguro.
Existem algumas opções para edição on-line de arquivos em PDF, como o PDF Online e PDF Online Viewer. Nesses casos, assim como com os demais programas que não são originais da Adobe, eles podem apresentar algumas restrições relacionadas à edição dos arquivos, limitando as possibilidades para trabalhos mais profissionais.
Portanto, a edição de PDFs é possível. Uma restrição é que quase sempre ela está atrelada aos softwares originais da família Adobe para os casos de edições mais complexas e profissionais, que garantem a qualidade do resultado obtido — aspecto que deve sempre ser avaliado pelo designer gráfico.
O trabalho profissional com PDF também pressupõe a necessidade de salvar os arquivos em formatos mais propícios para impressão, como o PDF-X1A (falaremos sobre ele a seguir).
Quais são as vantagens de enviar imagens em PDF-X1A?
O uso recorrente do PDF a partir dos anos 1990 fez com que um conjunto de normas internacionais fosse desenvolvido, tendo em vista o uso e a padronização de arquivos nesse formato para fins de impressão.
Regulamentado de acordo com a International Organization for Standardization (ISO), que normatiza diversas questões globalmente, obteve-se como resultado o conjunto PDF/X.
Já foi lançado o PDF-X3A, que permite o uso do modo de cor RGB e a não especificação do destinatário na criação do arquivo. A versão mais atualizada, o PDF-X4A, permite a transparência entre objetos (um recurso que não é aceito nos formatos anteriores).
Ainda que seja mais indicado usar a versão mais recente, para trabalhar com gráficas no Brasil, é bem provável que se tenha que utilizar o formato PDF-X1A — o tipo mais aceito pelas empresas no país.
Ainda que não seja a opção mais atual, o formato PDF-X1A oferece diversas vantagens para designers gráficos que lidam diretamente com arquivos e com imagens para impressão. Portanto, vamos conhecê-lo um pouco melhor:
Tamanho do arquivo
A principal vantagem do formato é permitir que mesmo um arquivo extremamente detalhado e pesado no seu programa original (por exemplo: um arquivo do Adobe Illustrator) possa ser convertido para PDF em um tamanho mais adequado para ser encaminhado para a gráfica.
Essa economia no tamanho no arquivo facilita a transferência, assim como reduz o espaço necessário para armazenamento dos trabalhos concluídos.
Preservação do conteúdo
Antigamente, um dos maiores receios de profissionais gráficos era que, ao encaminhar um arquivo para a gráfica, ele poderia sofrer alterações, principalmente relacionadas à qualidade do trabalho e prejudicar a riqueza de detalhes.
Entre os riscos recorrentes de encaminhar arquivos em outros formatos para as gráficas está relacionado à alteração do conteúdo, como:
- ausência de uma fonte no dispositivo de destino;
- perda de uma imagem durante o processo de transferência;
- alterações relacionadas às cores utilizadas no design;
- entre outros.
O PDF também proporciona vantagens nesse sentido, ao evitar que o arquivo sofra qualquer alteração e preserve o conteúdo original desenvolvido pelo designer gráfico.
Esse é um dos principais benefícios proporcionados pelo uso do formato para fins gráficos, uma vez que eram comuns problemas relacionados a mudanças no conteúdo quando se encaminhava o arquivo “aberto”.
Aprovação mais rápida
Muitos designers gráficos prestam serviços para empresas que não são especializadas na área e que, portanto, só contam com os programas padrões instados.
Ao trabalhar com o PDF, o designer facilita a aprovação por parte dos clientes, pois não há exigência de programas adicionais relacionados com a aprovação.
É recorrente ainda que os clientes tenham pressa e pouco espaço em e-mail — e ambas essas demandas são atendidas pela praticidade e pelo tamanho reduzido do PDF.
Agilidade na impressão
A maioria das gráficas padronizam o recebimento do arquivo em PDF-X1A, pois a abertura do formato não exige uma série de demandas, como:
- instalação de softwares adicionais;
- uso de um sistema operacional específico;
- precauções extras com a segurança do material encaminhado;
- necessidade de alterações internas na gráfica por desconfiguração do material;
- problemas relacionadas ao tamanho do arquivo, uma vez que o PDF é menor do que os arquivos originais.
Essa série de fatores gera facilidades tanto para a gráfica como para o designer gráfico responsável.
Economia
Para o designer que atua profissionalmente com layouts, imagens, diagramações, anúncios etc., todas as facilidades relacionadas à praticidade e à agilidade do trabalho com PDF economizam tempo e dinheiro do profissional.
Essas são as razões pelas quais a solução já é vastamente adotada por profissionais da área no Brasil e em outros países.
Profissionalismo
Outra vantagem associada com enviar imagens em PDF-X1A diz respeito ao profissionalismo relacionado com o uso desse formato e das ferramentas da Adobe.
A opção gera credibilidade e aumenta a confiança do contratante em relação ao trabalho do profissional.
Esse aspecto é importante principalmente para profissionais que estão se consolidando no mercado e que desejam fidelizar uma base de clientes. A qualidade do trabalho, especialmente no início da carreira, é determinante para que haja um bom posicionamento de mercado.
Após conhecer as vantagens profissionais e as técnicas relacionadas com o uso do formato PDF-X1A para o envio de imagens, vamos apresentar um passo a passo de como gerar um arquivo em formato PDF. Confira:
Como gerar um arquivo em PDF?
Para gerar um arquivo em PDF, é importante que o profissional conheça alguns passos importantes. É possível gerar um PDF tanto a partir de programas do Office — como Word, Excel e PowerPoint — quanto dos softwares do Adobe CS — como InDesign, Illustrator e Photoshop.
No 1º caso, serão gerados PDFs simples; nos demais, é possível criar arquivos PDF-X1A.
Pacote Office
Para criar um PDF a partir de um documento do Word ou de outro programa do pacote Office, o usuário deve ir em “Arquivo”, na parte superior esquerda do software, e selecionar a opção “Exportar como PDF”.
Na caixa de diálogo que vai surgir, o usuário poderá definir as especificações do arquivo. Após selecionadas as características, a opção “Exportar” já permitirá abrir o documento em PDF.
A facilidade em gerar um arquivo de PDF a partir de programas diversos, incluindo editores de texto de código aberto como o LibreOffice, permite que o formato seja prático, inclusive para pessoas com pouco conhecimento sobre recursos digitais.
Documento Office protegido
Também é possível criar um arquivo PDF a partir do pacote Office que seja protegido com senha. Nesse caso, é necessário abrir o programa original, como o Word, por exemplo. Selecione a opção “Criar PDF”, no menu de opções Adobe, e selecione “Proteger PDF” na caixa exibida.
Na caixa que será mostrada a seguir, entre com uma senha e defina as permissões do arquivo que vão limitar o acesso ou a edição de outras pessoas naquele documento específico.
Em seguida, clique em “OK”, e o programa solicitará o nome do arquivo PDF que já poderá ser salvo posteriormente.
A opção de documento protegido oferece diversas vantagens para quem atua com design, sendo possível demonstrar aos clientes o profissionalismo e a confiabilidade do trabalho, além de ser simples de gerar.
Pacote Adobe
Além da possibilidade de criar arquivos em PDF utilizando programas do Office, é possível gerá-los a partir dos softwares da própria Adobe, como Illustrator e Photoshop.
Essas são as opções mais usadas pelos designers gráficos, sendo que, muitas vezes, ao criar um PDF a partir desses programas, o designer opte pelo formato PDF-X1A.
Para salvar arquivos nesse formato, o profissional deve conferir o trabalho, incluindo as margens e as sangrias estipuladas pela gráfica para o tipo de projeto realizado. Em seguida faça o seguinte caminho: Menu superior → Arquivo → Salvar Como.
O programa vai fornecer os formatos nos quais o arquivo pode ser salvo. Para o trabalho profissional ou para o envio para gráfica, o mais indicado é a opção PDF-X1A.
O software vai abrir uma caixa de diálogo que o usuário pode dar “OK”. Em seguida, uma nova caixa vai perguntar sobre algumas especificações do PDF. Após verificar essas informações, é só clicar em “Salvar PDF” e pronto.
Ao trabalhar com Design Gráfico, o profissional vai se deparar constantemente com esses programas e processos, o que faz do estudo constante uma característica importante para o sucesso na carreira.
Por que usar profissionalmente o PDF?
Como podemos ver, atualmente, o PDF não é apenas um recurso popular. As variedades do uso tornaram o formato mais prático para o uso não profissional.
A Adobe também preocupou-se em aprimorar e atualizar o tipo de arquivo para que ele atendesse às demandas dos profissionais que atuam com Design.
Muitas pessoas, ao iniciarem na área, acreditam que a diferenciação pode ser obtida com o uso de programas menos comuns. Entretanto, como apontamos, um dos benefícios do PDF é a alta permanência do formato, o que garante ao seu cliente a opção de acessar esses materiais daqui a décadas.
Para desfrutar das vantagens do PDF é essencial que o profissional se mantenha atualizado, tanto sobre novos recursos quanto sobre formatos mais recentes (e, muitas vezes, mais completos).
A formação do profissional que atua como designer gráfico é um aspecto importante, ainda que muitas vezes o profissional opte pelo estudo autônomo. Trata-se de algo relevante porque permite que ele se mantenha criativo, atualizado e com domínio de novos recursos e ferramentas.
Ainda que o PDF possa ser entendido como um software simples e com poucos recursos, ele atende às demandas do profissional, dos clientes e das gráficas justamente pela sua facilidade de manuseamento. Portanto, esse aspecto não deve ser menosprezado.
Gostou deste conteúdo e acredita que ele será útil para a sua formação profissional? Quer saber mais sobre as vantagens do PDF e de outros softwares e recursos importantes no Design Gráfico? Então assine a nossa newsletter e receba diversas informações em 1ª mão!
