Como fazer um trabalho em home office: 3 hábitos produtivos

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Muito se falou ao longo dos anos sobre o trabalho em home office, questionando o seu mérito e analisando-o sob a ótica da produtividade. Talvez ele realmente não seja aplicável para todas as pessoas.

Mas é claramente uma alternativa frente ao caos urbano, aos altos custos imobiliários e salários (dentre outros motivos). A verdade é que o trabalho remoto veio para ficar. GitHub, Trello, Citrix e Automattic (criador do WordPress) provaram que é possível criar empresas multimilionárias apostando em uma cultura de trabalho remoto.

Dúvida? 65% dos funcionários do Trello trabalham de Home Office e a empresa foi oficialmente comprada em Janeiro de 2017 pela Atlassian por US$ 425 Milhões!

Será que o trabalho remoto é a chave, o “Santo Graal”, para o equilíbrio entre vida pessoal e profissional? E se for, quais são as técnicas para dominar esta habilidade e trabalhar no mais alto nível de produtividade, seja em Timbuktu, na sua casa ou até da praia?

O que é e por que fazer trabalho em home office

O trabalho em home office, ou “trabalho remoto”, nada mais é do que a prestação de serviços a partir da residência de um profissional. Na teoria é tudo bem simples mas, na prática, envolve uma cadeia complexa de fusos horários diferentes (se a sua equipe está dividida globalmente), entregáveis com prazos claros e comunicação impecável para evitar qualquer ruído/retrabalho.

Alguns líderes mais conservadores ficam reticentes ao avaliar a possibilidade de implantar o sistema de trabalho remoto. E por que isto acontece?

  1. Porque é mais desafiador coordenar uma equipe remotamente, principalmente em uma grande empresa.
  2. Porque não está no DNA da empresa, o que se torna uma mudança de paradigma para a alta gerência (em muitos casos não tem nem o poder para isto).
  3. Porque a comunicação, em muitas empresas que atuam sobre a cultura do trabalho presencial, é falha e dá brecha a ruídos de informação (e muito retrabalho).

Estes pontos são claramente compreensíveis e devem ser levados em conta, mas o outro lado também. Em uma pesquisa, encomendada pela Dell e Intel, metade dos entrevistados responderam que esperam que o trabalho remoto possa ser uma resposta para a busca do equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Dos brasileiros entrevistados, 29% afirmaram que sua produtividade aumentou ao trabalhar remotamente e 38% perceberam que ficavam mais concentrados nos seus afazeres diários.

Para as empresas que contratam remotamente ainda há uma outra grande vantagem, pois é possível contratar as melhores pessoas, não importa onde elas estejam, a um custo muito baixo. E isto faz muito sentido, afinal, o custo de vida de uma pessoa que mora em Nova Iorque é bem mais alto do que de uma outra pessoa que mora em Belo Horizonte.

Por outro lado, há também uma vantagem pessoal. O tempo que antes era destinado para o trajeto entre casa e emprego, agora pode ser usufruído de diversas maneiras: em passeios com os filhos, jantares em família e até mesmo para resolver assuntos particulares.

Mesmo com todos esses pontos a favor, não é toda pessoa que pode realizar o trabalho em home office. Os representantes de outside sales, por exemplo, não se enquadram nesse perfil, mas a equipe de tecnologia e produto pode explorar o trabalho remoto com tranquilidade. Você é um destes casos? Quer dominar a arte do Home Office? Então confira as nossas dicas!

1. Descubra como funciona o seu “relógio interno”.

Todo nós temos um “relógio interno” chamado de Ritmo Circadiano. Isto é o que determina se nós temos mais pretensão a trabalhar a noite ou pela manhã. De um modo geral, todos nós nascemos mais aptos a realizar atividades pela manhã, e nosso relógio biológico “atrasa” durante a adolescência.

À medida que nos tornamos adultos, alguns de nós mantém-se nesta tendência de produtividade noturna, enquanto outros tornam-se mais produtivos pela manhã (e a maioria dos seres humanos encontra um meio termo mais confortável). Por esse motivo, respeitar e incentivar a busca pelo período ideal de trabalho é indispensável.

É claro que quando trabalhamos com uma equipe é importante realizar atividades em conjunto, como é o caso das daily meetings ou qualquer tipo de reunião de alinhamento. Por isso, procure reservar os horários mais “alternativos” para atividades que dependem basicamente de você.

2. Crie um ambiente de trabalho no Home Office

É claro que trabalhar de casa nos dá a possibilidade de, por exemplo, tirar um cochilo após o almoço ou de garantir custo zero no deslocamento entre casa-trabalho. Mas, é essencial na busca por uma vida produtiva, saber dividir o momento de trabalho e o momento de lazer.

Para ajudá-lo a focar e evitar distrações existem técnicas incríveis de produtividade, como a Técnica de Pomodoro. Mas, nada vai te ajudar se você não encontrar um ambiente profissional de trabalho.

Este espaço não precisa ser enorme ou cheio de mensagens positivas, porém deve ter o menor número de distrações possível. Para quem mora em locais pequenos, por exemplo, uma boa pedida é construir o local de trabalho remoto junto aos livros e outros itens de estudo.

3. Escolha as ferramentas certas para se comunicar

Escolher as ferramentas web corretas para se comunicar remotamente é essencial para a sua produtividade e da sua equipe. Quer saber quais ferramentas usamos aqui na Pluga?

Slack, que é uma ferramenta de comunicação interna (mais conhecida como o “matador de e-mails“), consegue absorver a maior tarde do trabalho, mas não tudo. Pelo Slack você garante que a comunicação estará sempre alinhada ao criar canais (como vendas, atendimento, etc) para cada equipe da sua empresa. Acessando as automatizações nativas (ou via Pluga) você consegue receber dentro do Slack respostas de Tickets do Zendesk ou acompanhar o avanço de cartões no Trello.  

Trello é uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos para todo tipo de equipe. Ela permite criar boards (ou quadros) e – em cada board – criar um fluxo de atividades. Normalmente pequenas equipes adotam um modelo de To do, Doing Done e realizam pequenas customizações (usam as etiquetas, checklists e anexos para deixar tudo mais organizado). E claro, a data de entrega e o responsável, afinal tudo tem um dono e uma data!

Não poderia faltar uma ferramenta de videoconferência. Uma ótima opção é o Google Hangout, que já é integrado ao Slack, permitindo que você inicie uma conversa rápida usando o comando “/hangout“. Na verdade, toda a suíte de apps do Google (Docs, Planilhas, Formulários, Gmail, Drive e Agenda) é muito recomendado para times remotos.

Conclusão: Será que o trabalho em home office é o melhor para você?

Esta é uma pergunta que só você vai conseguir responder. Particularmente, acho que vale a pena realizar um teste. Outro dia conheci a história de uma startup do Rio de Janeiro que possui um escritório no centro da cidade, mas deixa completamente optativo a presença física. Ou seja, você pode trabalhar do escritório se quiser, mas não é obrigatório.

Certos funcionários comparecem uma vez por semana, enquanto outros nunca estão fisicamente lá. O que não significa que não estejam sendo produtivos. É uma questão puramente de cultura organizacional.

Você quer começar devagarinho? Peça para o seu gestor um dia de Home Office por semana, talvez na sexta. E dê o máximo da sua produtividade para “quebrar o mito” de que dias de casa são dias improdutivos. Vá, aos poucos, aumentando o número de dias trabalhando de casa, até que essa barreira tenha sido eliminada, uma barreira que é principalmente mental.

Mantendo-se produtivo (essa é uma pré-condição) a sua empresa naturalmente perceberá os ganhos de redução de custos fixos e variáveis (e oportunidades de contratação internacional).

E aí gostou? Então leia o Ebook Guia para implementar uma cultura de trabalho em Home Office na sua empresa.

Esta postagem foi escrita por Marcus Ribeiro, entusiasta de novas Tecnologias, Empreendedor, CEO da Pluga e Jogador de Futebol de Praia no Fim de semana [Part-Time Job].