Você sabe o quanto é importante o fluxo de trabalho em agência de publicidade? A tendência, para muitos de nós, é acreditar que o que diferencia um escritório de comunicação do outro são seus cases de sucesso, mas isso não é totalmente verdade.
Sem um fluxo de trabalho bem definido, é virtualmente impossível chegar a grandes resultados. Afinal, eles são processos de negócios que garantem o bom andamento da rotina criativa.
É o fluxo de trabalho que mantém uma agência funcionando, pois determina como e quando serão executados cada um de seus processos, e por quem. Pensando nisso, nos post hoje veremos como melhorar o fluxo de trabalho em agência de publicidade.
Aqui você conhecerá algumas das ferramentas que podem ser utilizadas por departamentos como os de criação e atendimento para alinhar suas expectativas e fazer entregas melhores. Vamos lá? Continue lendo!
A importância do fluxo de trabalho em agências de publicidade
Se você já trabalhou em uma agência, sabe o quanto a imagem de um lugar descontraído e sem regras não faz jus à realidade desses locais. Ainda que boa parte do trabalho de diretores de arte e profissionais de atendimento ali envolvam, de alguma forma, o desenvolvimento de soluções criativas, há uma série de regras e procedimentos que garantem seus retornos.
Agências de publicidade são ambientes de negócios como quaisquer outros e, portanto, as mesmas regras básicas que se aplicam a uma padaria ou a um hospital, por exemplo, devem ser respeitadas. Para que isso fique mais claro, vamos nos ater ao primeiro, o da padaria.
Pode nunca ter passado pela sua cabeça o que acontece por trás da fachada desse estabelecimento, mas, desde a concepção dos produtos que serão vendidos até a sua produção (que deve ser executada diariamente), existe um fluxo de trabalho que contempla cada uma dessas etapas para maximizar a produtividade e o desempenho do empreendimento.
Da mesma forma, há no hospital um processo de atendimento que serve para encaminhar cada paciente ao profissional mais adequado, para lidar com o que lhe aflige.
Assim, como uma agência de publicidade lida com demandas específicas, produz para o público e é dividida em setores, estabelecer fluxos de trabalho funcionais é o caminho certo para aumentar a satisfação do cliente e o desempenho dos funcionários, e diminuir as taxas de refação.
Por outro lado, embora todas as agências compartilhem traços gerenciais — como os que lidam com a entrada e saída de dinheiro —, o fluxo de trabalho de cada uma delas é diferente. E é isso, associado às habilidades de seus profissionais criativos, que as torna únicas.
Como melhorar o fluxo de trabalho em uma agência de publicidade
Identifique o que a sua agência faz
Todo profissional que trabalha com publicidade sabe que, muitas vezes, é mais fácil vender produtos do que serviços. E isso faz com que agências enfrentem de cara um grande desafio, afinal, o seu trabalho se encaixa na segunda categoria.
Cada pessoa que procura uma agência de publicidade tem uma demanda específica, e precisa receber em troca uma solução exclusiva. Logo, identificar especificamente o que sua agência faz acaba sendo um desafio — e, consequentemente, criar briefings melhores também.
Então, para otimizar o fluxo de trabalho, o primeiro passo deve ser padronizar suas ofertas.
Identifique aquilo que a sua agência faz de melhor. É provável que entre os serviços que ela oferece, por exemplo, existam mais cases de branding do que de embalagem. E, portanto, sua expertise esteja ali.
A partir do momento em que isso é definido, é possível criar templates padrão para o atendimento e tornar a sua vida mais simples. Até porque, se a maioria das pessoas procura os seus serviços para desenvolver identidades visuais, não há nada mais natural do que ter formas de agilizar esse tipo de consulta.
Envolva seu time na criação de fluxos de trabalho
Ninguém, senão as pessoas que trabalham em uma agência de publicidade, tem acesso aos problemas existentes em seu fluxo de trabalho atual. Por isso, o ideal é colocar nas mãos dessas pessoas a missão de solucioná-los.
Chamar o seu departamento de criação para sugerir o que poderia ser otimizado no atendimento, e vice-versa, pode resultar em ideias criativas, capazes de definir um fluxo de trabalho único para a sua agência.
E fazer isso ainda garante um benefício extra: é bem mais provável que as pessoas sigam regras que elas ajudaram a criar do que aquelas que lhes foram impostas.
Encontre softwares para lhe ajudar
Há no mercado uma miríade de aplicações que uma agência de publicidade pode utilizar para melhorar processos internos. Aqui, vamos citar apenas alguns deles, mas uma boa pesquisa é capaz de indicá-lo para as melhores alternativas específicas para o seu negócio.
O Trello, por exemplo, é uma ótima maneira de organizar a distribuição de tarefas e gerir projetos. Ao criar o perfil de um time, é possível eliminar, simultaneamente, planilhas, post-its e introduzir metodologias como a Kanban, que tornam o seu trabalho mais ágil.
Já se o seu objetivo for criar fluxos de trabalho completos e melhorar a performance do negócio com base em estatísticas, o Runrun.it é uma boa opção.
Essa plataforma tem aplicativos para todos os dispositivos e, além de reter todas as informações sobre os seus projetos (e distribuí-las entre os funcionários), integra um timer que pode ser utilizado para contabilizar horas de trabalho e um software de gestão de recursos. Assim, será bem mais fácil controlar refações e a rentabilidade dos seus clientes, além de saber exatamente o que a sua equipe está fazendo a qualquer momento.
Um outro bom recurso para administrar uma agência de publicidade é o Podio. Esse software foi desenvolvido para se adaptar às necessidades de cada uma das áreas da sua agência e, diferentemente dos demais, permite adaptar e estruturar fluxos de trabalho únicos para o seu negócio.
Por fim, se nenhuma dessas ferramentas contemplou as suas necessidades, pode ser que o Workflow Max ajude. Ele tem soluções completas do CRM ao faturamento, por isso, otimiza a forma como o seu negócio se relaciona com clientes, executa tarefas, se organiza em termos financeiros e envia faturas.
Otimize seu fluxo de trabalho sempre
Bom, para que todas as dicas até agora funcionem de verdade, é preciso que uma agência de publicidade esteja constantemente dedicada a melhoria.
Isso significa averiguar, de tempos em tempos, como os processos atuais funcionam e se eles atendem às necessidades dos seus profissionais e clientes. Além de abrir o caminho para o recebimento de feedback dessas duas partes.
Afinal, conforme as demandas dos envolvidos fiquem mais claras, e os seus processos, melhor estabelecidos, será possível fazer um ajuste fino nos fluxos de trabalho da agência.
Enfim, gostou deste post sobre como melhorar o fluxo de trabalho em agência de publicidade? Agora, se quiser ficar por dentro de mais dicas como essas, siga a WeLancer nas redes sociais! Temos perfis no Facebook e no Twitter.
