Utilizando um sistema de gestão em empresas de design gráfico.

Empreender na área de design gráfico não é uma fácil tarefa. Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) a cada 10 empresas abertas no Brasil, seis fecham antes de completarem cinco anos. Por isso, é importante fazer uso de todas as ferramentas para facilitar as atividades da sua empresa e, dessa forma, conseguir visualizar as informações com clareza e evitar erros na hora de tomar decisões. Ou seja, organização é o primeiro passo para manter a sua empresa de design gráfico competitiva no mercado.

Além disso, você já parou para calcular quanto tempo gasta para gerenciar um negócio? Ou quanto seus funcionários perdem fazendo atividades que poderiam ser automatizadas? Independente da sua resposta, afirmamos que um ERP online vai otimizar todas as tarefas do seu negócio.

Todavia, alguns administradores ainda ficam receosos em abandonarem o antigo método de gestão, como o uso de papeis ou diversas planilhas. Sendo assim, separamos alguns pontos chaves que um software online oferece que vão lhe fazer mudar de ideia.

Como funciona um sistema de gestão ERP online?

Um ERP online ou Sistema de Recursos Empresariais, em português, tem o intuito de unir todos os departamentos da sua empresa, seja de comércio ou prestação de serviço, em uma única interface. Dessa forma, você consegue visualizar com nitidez todos os dados do seu negócio a assim saber qual decisão tomar quando necessário.

Além disso, você ganha tempo já que, pelo sistema ser todo integrado, você ganha tempo não tendo que redigitar informações e a emissão de vendas, relatórios, ordens de serviços, notas ficais e tudo que você precisa ocorre com apenas alguns cliques.

Sendo assim, você conseguirá dedicar tempo para o que realmente importa como sua família e estratégias para desenvolvimento empresarial.

Maior eficiência:

O custo/beneficio vale o preço da mensalidade. Um sistema de gestão permite que você cadastre produtos, clientes e serviços em um só lugar e online. Sendo assim, as próximas atividades, como compras e vendas, já que com apenas alguns cliques você resolve qualquer atividade da sua empresa. Outro diferencial é a agenda online. É válido ressaltar que utilizando um sistema de gestão até as notas fiscais eletrônicas são emitidas rapidamente dispensando o uso de papel.

Controle seu financeiro

Ao adotar um software de gestão na sua empresa o controle financeiro fica de fácil entendimento até mesmo para quem não entende de contas. Nele é possível realizar o controle do Contas a pagar com suas dívidas ou contas fixas como, por exemplo, salário dos funcionários, contas de luz, impedindo que você esqueça os compromissos da sua empresa. Além disso, a funcionalidade Contas a receber vai permitir que tudo ocorra mais rapidamente, pois ele automatizados recebimentos das suas vendas de produtos ou prestações de serviços. O Fluxo de caixa vai permitir uma visualização do seu atual financeiro e uma previsão do saldo da sua empresa no final do mês. Além disso, em alguns sistemas é possível gerar relatórios de todas as funcionalidades citadas e você tem um controle completo evitando erros na hora de tomar decisões.

sistema de gestão

Vendas e ordens de serviço

Os mais completos sistemas conseguem atender empresas que realizam vendas e/ou prestação de serviço, mas você também pode buscar algum especifico para seu tipo de negócio. Caso seu negócio seja também uma loja, é importante ter as funcionalidades de Venda balcão e Venda de produtos e que ambos sejam integrados com a parte do Financeiro e do controle de Estoque. Para prestadoras é essencial a funcionalidade de Ordens de Serviço, permitindo que tudo ocorra com maior agilidade. Ademais, em ambos os casos, pode ser necessário o uso e contratos e orçamentos, por isso, um sistema de gestão deve possuir essas ferramentas proporcionando que tudo ocorra com alguns cliques.

Facilidade na emissão de notas fiscais e boletos

Emitir notas fiscais pode ser uma das partes mais burocráticas da sua empresa e que demanda grande atenção por parte do administrador. Portanto, a fim de facilitar a vida deste profissional um sistema de gestão online deve oferecer a opção de emitir notas fiscais com os dados integrados do Ponto de Vendas e realizar tudo dentro do próprio sistema, assim, NF-e, NFC-e e NFS-e podem ser emitidas sem burocracias e perda de tempo do digitações. Além disso, é possível emitir boletos automaticamente para seus clientes via e-mail ou PDF.

Sistema de gestão: disponível em qualquer lugar

Por ser online, um ERP permite que você leve a sua empresa a qualquer lugar. Além disso, alguns sistemas são adaptados e otimizados para todas as plataformas como computador, celular, tablet ou pelo aplicativo. Ademais, a opção de acesso simultâneo permite que dois ou mais usuários usem o sistema juntos, diferente do ocorre com softwares que você precisa instalar em apenas uma máquina.

Backup automático e segurança

Perder os dados da sua empresa pode ocasionar a sua falência. Imagina resguardar todas as informações do seu negócio em uma máquina e ela para de funcionar? O seu controle financeiro, de produtos e de vendas todos perdidos por erro irreversível. Por isso, a importância de um backup online garantindo que todos as suas informações sejam asseguradas diariamente e de forma automática. Além disso, é importante buscar um sistema com segurança SSL a mesma usada pelos grandes bancos, dessa forma, você vai ter certeza que pode confiar seus dados na empresa.

Conclusão

Por fim, é perceptível que um ERP de gestão online não é luxo, é sim, necessidade para que seu negócio se mantenha competitivo e que você ganhe tempo na sua administração. O uso de papeis e planilhas pode retardar o desempenho da sua empresa e ocasionar dúvidas no momento de tomar decisões. Além disso, grande parte das empresas já adotou esse método para gestão, ou seja, se você ainda não utiliza você está um passo atrás da sua concorrência.

Esse post foi escrito pelo Time de Marketing da GestãoClick.